01 - De planning- en controlcyclus doorontwikkelen

Binnen de gemeentelijke organisatie de planning- en controlproducten en het -proces doorontwikkelen.

02 - Optimaliseren van verslaggeving richting inwoners en belanghebbenden

Onze planning- en control producten op een eigentijdse wijze presenteren en toegankelijker maken voor inwoners en andere belanghebbenden.

01 - Het proces van de productencyclus 2018 via Lias

We maken gebruik van het softwareprogramma Lias, zodat elke medewerker gelijktijdig één database met actuele en historische informatie kan benaderen. Dit komt de onderlinge samenhang en dwarsverbanden in en tussen de verschillende producten ten goede. In 2018 gaan we verder met het doorontwikkelen van het proces en de database, waarbij het doel is om het proces van de gehele productencyclus van 2018 via deze software te laten verlopen.

Toelichting status activiteit

De begroting 2018 – 2021 is opgesteld in LIAS en er is een pilotwebversie gemaakt van de begroting. Het vervolg van het traject loopt respectievelijk via de voorjaarsrapportage, najaarsrapportage naar de decemberrapportage. De transitie van Word en Excel naar LIAS is een intensief en complex traject. Door beperkte capaciteit en het vertrek van de projectleider is er bijsturing en extra aandacht nodig om de gestelde doelen te halen. Als gevolg van de decentralisaties van de taken Jeugd, Participatie en WMO2015, is de periode van op- en samenstelling van de jaarrekening verlengd, respectievelijk de oplevering en behandeling van de jaarrekening door de gemeenteraad verschoven van juni naar juli. Daarnaast is de tijd tussen de oplevering van de jaarrekening en de verzending er van naar de gemeenteraad geminimaliseerd, waarbij de bijbehorende controleverklaring van de accountant wordt geleverd in de periode die ligt tussen de verzending van de jaarrekening naar de gemeenteraad en de behandeling van de jaarrekening door de auditcommissie. De reden voor deze verlengde doorlooptijdtijd van het jaarrekeningproces is de toegenomen afhankelijkheid van leveringen van externe partijen die voorwaardelijk zijn voor de raadsbehandeling van de jaarrekening. Gezien de ervaringen die hier nu drie jaren mee zijn opgedaan, is het niet realistisch te verwachten dat het jaarrekeningtraject 2018 een ander beeld zal geven. De lange doorlooptijd en mutatieverwerking tot het ultimo moment zijn aandachtspunten voor het succesvol in LIAS op kunnen stellen van de jaarrekening 2018.      

01 - De productencyclus 2018 interactief presenteren op een website

We stappen af van documenten met vele pagina's tekst en gaan over naar presentatie via een website, waarbij een transitie is ingezet om met minder tekst meer te zeggen. De website is via een portal interactief toegankelijk op alle devices. Er is gestart met een pilot voor de begroting. In 2018 volgen de voorjaars- en najaars- en decemberrapportage.

Toelichting status activiteit

De pilot van de webversie van de begroting 2018 – 2021 is succesvol verlopen. Deze voorjaarsrapportage is het eerste formele verantwoordingsdocument dat als webversie zal wordt gepresenteerd.